العودة إلى المدونةملخص سريع: في معظم المختبرات تقضي حالة طقم الأسنان وقتًا في الانتظار أطول بكثير من الوقت الذي يُعمل فيه عليها. وتقليص التصميم من ساعة إلى دقائق يقصّر خطوة فعّالة واحدة ويترك كل انتظار في موضعه. فقِس أولًا الفجوات بين الخطوات، لأن زمن الإنجاز يسكن هناك في العادة.
أين تُنفق حالة طقم الأسنان وقتها فعلًا؟
اقسم زمن الحالة الكلي إلى زمن عمل فعلي، حين يعمل عليها أحد، وزمن انتظار، حين تكون في طابور أو تنتظر جوابًا من العيادة. وفي سير عمل المختبرات يكون الرقم الثاني هو الأكبر عادةً بفارق واسع، وهو يُقاس نادرًا.
خُذ عشر حالات أُنجزت حديثًا وسجّل لكل واحدة طابعين زمنيين: متى وصلت الحالة، ومتى ذهبت إلى الإنتاج. ثم اجمع الدقائق التي أنفقها أحدهم عليها فعليًا. الفرق بين هذين الرقمين هو زمن انتظارك، ورؤيته مكتوبًا للمرة الأولى أمر غير مريح لمعظم المختبرات.
المواضع الشائعة التي يتراكم فيها الانتظار:
- في طابور الاستلام، قبل أن يفتحها أحد.
- متوقفة في وسط التصميم بينما يتصل أحدهم بالعيادة المُحيلة بشأن درجة لون ناقصة أو تسجيل إطباق لم يصل أبدًا.
- في انتظار أن تعيد تلك العيادة الاتصال، وهذا يعني كثيرًا انتظار يوم لم يبقَ فيه المريض في المكان.
- في طابور لدى مصمم يعمل على حالات أسبق.
- في انتظار ماكينة تفريز أو طابعة تنفّذ عملًا آخر.
- في انتظار مراجعة ثانية بعد أن عاد شيء ما.
ماذا يحدث إذا أسرعتَ التصميم دون أن تمسّ الباقي؟
ينتقل الطابور. تصل الحالات إلى المصمم أسرع، وتُصمَّم أسرع، ثم تنتظر أطول في موضع آخر، عادةً في الإنتاج أو في انتظار اتصال العيادة. ويتحسّن زمن الإنجاز الكلي بمقدار الدقائق التي أزلتها من خطوة واحدة، وهي في الغالب نسبة صغيرة من الكل.
هذا سلوك طابور اعتيادي، وليس حجة ضد التصميم الأسرع. إنه حجة لأن تعرف ما تشتريه. فإذا كان التصميم 45 دقيقة من حالة تستغرق أربعة أيام لتخرج من المختبر، فإزالة 40 من تلك الدقائق لا تنتج مختبرًا أسرع بشكل ملحوظ. إنها تنتج مصمِّمًا بطاقة أكبر، وذلك يستحق الحصول عليه لسبب مختلف تمامًا.
يجدر الوضوح في هذا التمييز، لأنه يغيّر ما ينبغي أن تتوقعه. فالتصميم الأسرع يشتري طاقة. وإصلاح الانتظار يشتري زمن إنجاز. والمختبرات تشتري الأول بانتظام وتُصاب بخيبة لأنها لم تحصل على الثاني.
أي حالات انتظار تستحق المعالجة أولًا؟
تلك التي تعتمد على شخص خارج المبنى. فالحالة المتوقفة في انتظار أن تجيب عيادة مُحيلة على سؤال هي أطول انتظار وأقلّه قابلية للتحكّم في معظم المختبرات، والعلاج الموثوق الوحيد هو طرح السؤال قبل أن تدخل الحالة الإنتاج.
النمط وراء ذلك الانتظار محدَّد ويتكرّر. تصل حالة ينقصها بند واحد من المعلومات. ولا يلاحظ أحد حتى يفتحها فني ويبدأ العمل. يتصل المختبر بالعيادة. وعند ذلك يكون المريض قد انصرف، ويحتاج الجواب إلى ملف، واتصال معاكس، وأحيانًا موعد آخر.
لا شيء في هذا التسلسل مشكلة تصميم، ولا تمسّه أي زيادة في سرعة التصميم. الذي يساعد هو التقاط النقص عند الاستلام، لحظة وصول الحالة، بينما لا تزال العيادة تتذكّر زيارة المريض. وهذا هو المنطق وراء التحقق من الوصفة في مقابل ملفات المسح عند التحميل لا عند طاولة العمل.
طريقة بسيطة لإيجاد عنق الزجاجة عندك
- على مدى أسبوعين، ضع لكل حالة طوابع زمنية في أربع لحظات: الاستلام، إتمام الاستلام، اعتماد التصميم، الإرسال إلى الإنتاج.
- احسب الفجوات الثلاث لكل حالة.
- رتّب حسب الزمن الكلي وانظر في الربع الأبطأ.
- في ذلك الربع الأبطأ، اعرف أي فجوة واحدة هي الأكبر.
- تلك الفجوة هي قيدك. أصلحها قبل أن تشتري طاقة في أي موضع آخر.
أسبوعان من الطوابع كافيان لرؤية الشكل. فأنت لا تبحث عن دقة إحصائية، بل عن أي الأرقام الثلاثة هو الأكبر بوضوح، وذلك يكون عادةً غير ملتبس.
متى يكون التصميم الأسرع هو الشيء الصحيح لشرائه؟
حين يكون التصميم قيدك فعلًا: مصممون مشبعون، وتراكم لا ينحلّ أبدًا، وعمل إضافي كحالة طبيعية، أو أعمال تُرفض. في تلك المختبرات تتحوّل طاقة التصميم المضافة مباشرةً إلى حالات تخرج، وتسير حجة الطوابير في الاتجاه المعاكس.
المختبرات في هذا الوضع تعرف ذلك عادةً، والقياس أعلاه يؤكّده أكثر من أن يكتشفه. فإذا كانت فجوة التصميم هي الأكبر بين الثلاث ولم يكن لدى مصمميك أي فراغ، فالطاقة هي الشراء الصحيح، والتصميم المتوازي وسيلة للحصول عليها دون التوظيف في سوق عمل يتقلّص.
ما يهمّ هو الترتيب. قِس، ثم اشترِ. فالمختبر الذي يقيس أولًا يكتشف أحيانًا أن العلاج المكلف لم يكن العلاج الذي يحتاجه، وهذه نتيجة جيدة حتى لو كانت تعني أن مورّدًا سيخسر عملية بيع.
مقالات ذات صلة
- إعادة التصنيع تبدأ عند الاستلام، لا عند طاولة العمل
- كيف تقلّل اتصالات المتابعة بعيادات الأسنان المُحيلة
- ما تعنيه فعلًا 30 حالة في الساعة
الأسئلة الشائعة
كيف أقيس زمن الإنجاز على نحو صحيح؟
ضع لكل حالة طوابع زمنية في أربع نقاط: الاستلام، إتمام الاستلام، اعتماد التصميم، الإرسال إلى الإنتاج. والفجوات الثلاث بينها تخبرك بأين يذهب الوقت. وأسبوعان من البيانات يكفيان عادةً لرؤية أي فجوة هي المهيمنة.
هل التصميم هو عنق الزجاجة عادةً في مختبر الأسنان؟
ليس عادةً. ففي معظم المختبرات تكون الفجوة الواحدة الأكبر هي الانتظار، إما في طابور استلام أو في انتظار جواب من العيادة المُحيلة. والتصميم هو الخطوة الأكثر ظهورًا، وهذا ليس نفسه الخطوة الأبطأ.
ما الفرق بين زمن العمل الفعلي وزمن الانتظار؟
زمن العمل الفعلي هو الدقائق التي ينفقها أحدهم عاملًا على حالة. وزمن الانتظار هو كل ما عدا ذلك بين الوصول والإرسال. وتجد المختبرات عادةً أن زمن الانتظار أكبر بأضعاف، وأن زمن الانتظار وحده هو ما يستجيب لتغييرات العملية.
هل يغيّر التقاط ثغرات الوصفة عند الاستلام زمن الإنجاز فعلًا؟
يغيّر أطول انتظار، لأن السؤال المطروح في يوم وصول الحالة يمكن الإجابة عنه في الغالب بينما لا تزال العيادة المُحيلة تتذكّر الزيارة. أما السؤال نفسه بعد ثلاثة أيام فيعني عادةً اتصالًا معاكسًا، وأحيانًا موعدًا آخر.